בכל ארגון מודרני ומתקדם יש ציוד מחשבים רב ומגוון מדפסות, ביניהן מדפסות לייזר ומדפסות משולבות. אם בעבר היה נהוג להתקין מדפסת אישית לכל עובד, הרי כיום ידוע כי ניתן לחסוך בהוצאות ההדפסה באמצעות הגדרת מדפסת מחלקתית ורכישת מדפסות בטכנולוגיית לייזר הנחשבת לחסכונית ואמינה יותר. כדאי לדעת כי הוצאות הדפוס בעסק כוללות נייר, מעטפות, מחסניות דיו, טיונרים ועלויות תחזוקה, ללא ניהול חכם ומתקדם של צרכי ההדפסה בארגון העלויות הולכות וגדלות ומדובר בהוצאה גבוהה המחייבת טיפול נכון כדי לייעל את העבודה ולחסוך בעלויות.
פתרונות הדפסה חכמים
באמצעות התקנת מערכות ופתרונות הדפסה חכמים ניתן לייעל משמעותית את עלויות ההדפסה במשרד ולחסוך הן בנייר והן בעלויות הדיו והתחזוקה. במשרדים רבים נוהגים העובדים להדפיס ככל העולה על רוחם, כאשר מסמכים רבים כלל אינם נאספים מהמדפסות – מדובר בהוצאה יקרה ומיותרת. ארגון המעוניין לחסוך בהוצאות ולייעל את עבודות ההדפסה יכול לפנות לחברה מקצועית המתמחה בפתרונות הדפסה חכמים.
באמצעות התקנת פתרונות טכנולוגיים כמו סייפקום (Safecom) ניתן להפוך כל מדפסת ומכשיר המוגדר ברשת של המשרד למדפסת וירטואלית אישית. כל עובד יכול להדפיס מסמכים באמצעות קוד אישי או כרטיס חכם, כאשר העובד יכול לראות את כל עבודות ההדפסה ששלח ורק לאחר אישור נוסף יוכל להדפיס אותן. באמצעות פתרון זה יכול הארגון לעקוב אחרי כמות ההדפסות והמתכלים הנדרשים לכך, להקצות משאבים בצורה יעילה יותר, למנוע בזבוז של הדפסות מיותרות ולהגדיר מדפסות בהתאם לצרכי הדפסה המדויקים.
המערכת מאפשרת לעקוב אחרי כל עובד ברמה אישית או לעקוב אחרי הדפסות מחלקתיות, על מנת לאפיין את צרכי ההדפסה של כל מחלקות הארגון ולהקצות משאבים או להורות על כמות ההדפסות המאושרת לכל מחלקה ולכל עובד. יש לציין כי בכל משרד קיים בזבוז רב מאחר ועובדים שולחים להדפסה מסמכים רבים, לעתים הם לא טורחים אפילו לאסוף את ההדפסות והניירות הולכים לפח. בארגון בינוני או גדול מדובר בהוצאה גבוהה העלולה להסתכם באלפי שקלים לחודש, לכן חשוב לייעל את ההדפסות באמצעות התקנת פתרונות חכמים ויעילים, כך ניתן גם להקצות מדפסות צבע רק לעובדים הזקוקים לכך ולהפחית משמעותית הדפסות יקרות.
הנחיות בארגון
מעקב שוטף אחרי ההדפסות של עובדים ומחלקות בארגון מאפשר לקבוע תקנות והנחיות על מנת לייעל תהליכים ולצמצם הדפסות מיותרות. הארגון יכול לחסוך כסף רב ולהפנות את הכסף לצרכים אחרים חשובים יותר. כמו כן, ניתן למפות את צרכי ההדפסה של הארגון ולחייב מחלקות בעלויות ההדפסה על מנת להקטין את ההדפסות המיותרות ולשפר תהליכי עבודה בארגון.
