העידן המודרני שאנחנו חיים בו מאופיין בהתפתחויות טכנולוגיות מהירות שגורמות לאלמנטים מוכרים ויומיומיים להיעלם בקצב מהיר מן העין. גם המוצרים השימושיים ביותר שמפציעים לחיינו ביום אחד והופכים לנחלת הכלל ולהכרח המציאות, תוך זמן קצר במיוחד הופכים לנחלת העבר. דוגמא מצוינת לכך הן המדפסות המשרדיות האישיות שלפי מומחים בתחום עתידות להיעלם לחלוטין מן העין בשנים הקרובות. את מקומן של המדפסות האישיות יתפסו בהדרגה מרכזי הדפסות מקצועיים.
מה הם מרכזי הדפסות?
מרכזי הדפסות הם למעשה מכונות שמרכזות את כל עבודות ההדפסה בעסק. במידה ועדיין לא התקדמתם לטכנולוגיה החדשה, אנחנו מניחים שכמעט לכל עובד במשרד יש מתחת לשולחן מדפסת אישית משלו. המדפסות האישיות הן מכונות שנוטות להתקלקל לעתים קרובות ובנוסף לכך, אינן פועלות תחת מנגנונים של שליטה ובקרה. משמעות הדבר היא שכל עובד יכול להדפיס בהן ככל העולה על רוחו, החל מחומרים סודיים של העסק, דרך עבודות אקדמיות עבור הילדים וכלה בתמונות מצחיקות שהוריד מהאינטרנט. מדובר על דרך מאוד בזבזנית, לא יעילה ואף מסוכנת לנהל את מערך ההדפסות בארגון. מרכזי ההדפסות מאפשרים לכם לשלוט בכל דף המודפס בארגון וכך לתרום לא רק לחיסכון הניכר אלא גם לאבטחת המידע של העסק.
איך עובדים מרכזי הדפסות?
מרכזי הדפסות עובדים במתכונת של הרשאות. בשיטה זו כל עובד מקבל הרשאה להדפיס חומרים מסוימים בלבד. כך למשל ניתן לדוגמא את כל התחום של הדפסת צ'קים. על ידי שימוש במרכזי הדפסות ניתן לדאוג לכך כי רק הבעלים של החברה או בכירים במחלקת הנהלת החשבונות יהיו מורשים להדפיס צ'קים וכך למנוע את ההגעה שלהם לידיים הלא נכונות. בעזרת מרכזי ההדפסות המודרניים ניתן גם למשל לדאוג לכך שהעובדים הזוטרים לא יהיו רשאים להדפיס חומרים שהורידו מהרשת, שלא כל עובד יהיה רשאי להדפסי חומרים בצבע ועוד.
בנוסף, בניגוד למדפסות הרשת הישנות שכל אחד יכול היה להוציא מהן הדפסות, גם אם לא הוא עצמו שלח את הזמנת ההדפסה, הרי שכדי להדפיס ממרכזי ההדפסות, צריך להקיש קוד סודי התואם לקוד שהוקלד בזמן שהעבודה נשלחה מן המחשב. מדובר על הדרך החסכונית, היעילה והמתקדמת ביותר לנהל את כל תחום ההדפסות בארגון.
