גם כיום, כאשר ניתן לשלוח מסמכים שונים באמצעות דואר אלקטרוני (דוא”ל), עדיין יש צורך לשלוח מסמכים רבים באמצעות דואר רגיל. פעולה זו מחייבת טרחה לא מעטה שכן יש לרוב לקפל את המסמך, להתאים אותו לגודל המעטפה, להדק את הקיפול, לסגור ולעטוף את המעטפה, אבל לעיתים, זהו כורח המציאות. למרבה המזל מסתבר שעבור צורך זה של קיפול מסמכים למעטפות יש כיום פתרון מתאים, אוטומטי ויעיל מיוחד.
בין אם מדובר בהזמנות לחתונה, או במכתבים שכוללים חשבונית מס, תעודת משלוח או אפילו הפקת תלושי שכר, הפעולות הללו גוזלות לא מעט זמן, מאמץ ומשאבים. לכן, כדאי לדעת שיש כיום פתרון טכנולוגי ייחודי בדמות מכונת קיפול לנייר ועיטוף מעטפות.
יתרונות השימוש במכונה לקיפול מסמכים ועיטופם
למי שיש הרבה מסמכים לקפל ולהכניס למעטפות, מכונות קיפול נייר ועיטוף מספקות שורה של יתרונות:
- חיסכון בזמן: מכונה לקיפול מסמכים ומעטפות יכולה לקפל כמויות גדולות של נייר במהירות רבה, ובכך לחסוך זמן יקר לעובדים.
- חיסכון בעלויות: מכונת קיפול מסמכים בבית העסק אינה מצריכה פניה ותשלום נוסף לחברת צד שלישי בהכנת התלושים.
- שיפור הפרודוקטיביות: עובדים יכולים להתמקד במשימות חשובות יותר במקום לבזבז זמן על קיפול נייר ידני.
- הפחתת עומס עבודה: מכונה לקיפול נייר יכולה להקל על העומס של עובדים, במיוחד בעת משלוח דיוור ישיר או הכנת דוחות גדולים.
- קיפול אחיד: מכונה לקיפול מסמכים ומעטפות מבטיחה קיפול אחיד ומקצועי של כל המסמכים, דבר התורם למראה נקי ומסודר.
- הפחתת טעויות: קיפול ידני עלול להוביל לטעויות, כגון קיפול לא נכון או קיפול של מסמכים לא רצויים. מכונה לקיפול נייר מפחיתה משמעותית את הסיכוי לטעויות אלו.
- קל לשימוש: מכונות לקיפול מסמכים ומעטפות הן קלות לתפעול ואינן דורשות הכשרה מיוחדת.
- שיפור תדמית החברה: שימוש במכונה לקיפול מסמכים ומעטפות תורם למראה מקצועי ורציני של החברה, דבר שיכול להוביל לעלייה במכירות ולשיפור תדמית החברה.
למי זה מתאים?
מכונה לקיפול נייר ועיטוף מעטפות כפי שיש לנו לספק באוטופונט לרוב מיועדות לקהל עסקי. מדובר על מכונות קיפול מתקדמות שיכולות ליעל את העבודה בכל ארגון שצריך לשלוח מכתבים באופן שוטף, מהיקפים בינוניים ועד היקפים גדולים מאוד. כמו כן מכונות אלה מתאימות גם לעצמאיים ואנשי מקצוע כמו עורכי דין או רואי חשבון, הרוצים לחסוך זמן יקר ושעבודתם כרוכה בשליחת מספר רב של מכתבים ומעטפות ללקוחות, לספקים וכדומה. כל זאת עם מכונות קיפול היכולות לשמש למגוון צרכים משליחת הזמנות ועד הכנת תלושי שכר.
חשוב לדעת כי מכונות קיפול ועיטוף מעטפות חוסכות זמן עבודה יקר, באפשרן להפנות עובדים לביצוע משימות חשובות יותר, שמצריכות מחשבה, ריכוז ויכולות. כך, מכונות קיפול מונעות בזבוז תקן של עובד, או אפילו תקן חלקי, על משימות שניתן להפוך לאוטומטיות – עם פתרון אלגנטי ויעיל שמספק תוצאות ראויות.
איך זה עובד?
כדי להבין כיצד עובדת מכונת קיפול ועיטוף מעטפות לא צריך להיות בהכשרה טכנית. מדובר על מדפסת למעטפות שדומה למדי למדפסת מחשב רגילה, אשר איננה שונה מאוד ממנה גם בגודל (יש גם דגמים גדולים, להספק משופר). את המכונה עצמה משלבים ביחד עם מדפסת, כך שאותם מכתבים שיוצאים מהמדפסת מוזנים באופן אוטומטי היישר למכונת הקיפול והעיטוף. כמו כן ניתן מצוא בשוק דגמי מוכנות קיפול שפועלים ללא תלות במדפסת רגילה.
מכונת הקיפול אוספת כל מכתב, מקפלת אותה כנדרש ומכניסה אותו למעטפה. יש לציין כי לאחר השימוש ניתן לנתק בקלות את מכונת הקיפול ולהחזיר את המדפסת לשימוש משרדי או ביתי רגיל. כמו כן, התפעול של מכונת קיפול הינו קל, פשוט ונוח, ממש כמו הפעלה של מדפסת רגילה שכולם מכירים. לאחר החיבור – המכונה פשוט עושה את מה שהיא מתוכננת לעשות.
היכן ניתן להשיג?
על מנת לרכוש מכונת קיפול ועיטוף במעטפות יש לפנות למשווקים מורשים ומומלצים כמו אוטפונט, אשר מספקים בדרך כלל מגוון של פתרונות הדפסה מתקדמים. חברות אלה מחזיקות סוגים שונים של פתרונות קיפול – עיטוף, המתאימים לסוגי מדפסות מקובלים וכאמור – גם כאלה שפועלים ללא מדפסת צמודה.
פתרונות קיפול ועיטוף איכותיים
אנו באוטופונט מספקים ללקוחותינו פתרונות קיפול ועיטוף איכותיים ומתקדמים שיחסכו לעסק שלכם הרבה זמן וכסף וייעלו באופן ניכר את עבודותו. הפתרונות כוללים את המערכת המתקדמת Print to Mail המבוססת על ממשק יעיל ונוח, ומאפשרת להפיק באופן אוטומטי ובקלות מסמכים מסוגים שונים שמוכנים לדיוור. כך מתקבל מענה יעיל לקיפול ושליחת מסמכים לדיוור הנדרשים לשימוש תכוף, כמו הדפסת תלוש שכר ממוחשב, חשבוניות מס, הזמנות ועוד. יתרה מכך,
פתרונות קיפול אלו מתאימים גם עבור הפקת מסמכים רגישים הנדרשים במעטפות אטומות שמיועדות לידי הנמען בלבד, וכן הם מתאימים להדפסת של קוד סודי על נייר ייעודי.
לפתרונות קיפול מסמכים יעילים ומתקדמים, ולקבלת עוד מידע וייעוץ מקצועי בנושא צרו קשר עם חברת אוטופונט בטלפון 09-8309999.
