הגעתם למשרד ואתם מרגישים בשדה קרב? המסמכים נערמים והבוס לא מפסיק להנחית עוד ועוד מטלות? אם התשובה היא כן – המאמר הבא בשבילכם!. לאחר שנים של ניסוי וטעיה הגיעו החברות המובילות בשוק למסקנה כי הגורמים החשובים ביותר לניהול חשבונות יעיל הם: עמידה בזמנים, עמידה ביעדים והימנעות מטעויות שעולות יותר מידי כסף.
המסקנה של אותן חברות הייתה שהצעד הראשון בניהול אפקטיבי של המחלקה שבה עובר העורק הראשי של תזרים המזומנים בחברה הוא איך לא – סדר וארגון. בשביל לדעת איך לעשות את זה נכון, החלטנו לשתף אתכם בטיפים מנצחים שיחסכו לכם אלפי שקלים בחודש וזמן יקר.
לגזור ולשמור – צעדים קטנים, חיסכון אדיר
- טיפ ראשון: נהלו את זמן העבודה שלכם – הטיפ הראשון רלוונטי לא רק להנהלת החשבונות אלא לכל עובד בארגון. ניהול זמנים נכון בשעות העבודה שלכם הוא דרך המלך לייעול ארגוני. אחת הדרכים הטובות ביותר לעשות זאת, הוא צמצום נסיעות לבנק ולדואר למסירת שוברי תשלום ומסמכים. כדי לעשות זאת אנו ממליצים לרכוש מערכת ממוחשבת להפקדה וקליטה של צ’קים המאפשרת גם לנהל רישום ומעקב וגם לבצע פעולות במסמכים פיננסיים מבלי לצאת מהמשרד. ברגע שזמני העבודה של המחלקה יהיו מאורגנים באופן מפוקח, ניהול תזרים המזומנים של החברה יהיה פשוט ויעיל יותר.
- טיפ שני: הימנעו מטעויות הקלדה –האתגר העיקרי שעומד בפני כל אחד מעובדי מחלקת החשבונות הוא הקלדת צ’קים ושוברי תשלום. לעיתים מדובר בהיקפים של עשרות ומאות צ’קים בחודש. כדי להימנע מפעולות מיותרות דוגמת טעויות הקלדה ניתן להטמיע את מערכת קליק המכינה באופן אוטומטי את קבצי ההפקדה לבנק לצד הכנסתם האוטומטית ואת הצ’קים למערכת הנהלת החשבונות. בכך, תהליכים שונים הדורשים הקלדת נתונים, מבוקרים תחת מערכת אוטומטית שמאפשרת פיקוח על הקלדת הנתונים.
- טיפ שלישי: בצעו מעקב אחר הדפסת דו”חות ומסמכים פיננסיים – הפקת מסמכים פיננסיים יכולים לכלול טעויות הדפסה רבות בין אם זה בהקלדה ובין אם בהדפסה כפולה של מסמכים. התוצאה היא מסמכים שעשויים להכיל מידע רגיש שנשכחים בארגז ההדפסה. כדי לשמור על אבטחת מידע עיברו למרכזי הדפסה מחלקתיים וטכנולוגיית סייפקום(Safecom) . בעזרת מרכז הדפסת מחלקתי מיושם קונספט “מדפסת אישית וירטואלית” – עבודות ההדפסה מופקות אך ורק לאחר הזדהות אישית וקבלת הרשאות הדפסה ליד המדפסת המחלקתית. כך ניתן לפקח על כל מסמך שיוצא מהמדפסת שלכם ולארגן אותו בצורה יעילה.
- טיפ רביעי: גבו את המידע הרגיש שלכם – נתונים ודו”חות פיננסיים הם הנכסים החשובים ביותר לעסק, הבעיה היא שגם היריבים העסקיים שלכם יודעים זאת ועלולים לנסות להשמיד אותו. כדי שתוכלו לסיים יום עבודה מבלי להיות מוטרדים מכאלו שיכולים לפרוץ למחשבים של הארגון ולהשמיד מידע יקר, אנו ממליצים לרכוש את שירותי גיבוי המנוהלים (BACKIT). מערכת BACKIT מאפשרת גיבוי ארוך טווח של כל סוגי המידע ביניהם מיילים ודו”חות רבעוניים – ללא הגבלת מקום. גיבוי נכון של המידע הפיננסי שלכם יגן עליכם ממחיקת מסמכים ווירוס כופר ויחסוך לכם עוגמת נפש רבה.
עשינו את הפעולות האלו – מה עכשיו?
אחרי שיישמתם את הצעדים הפשוטים הללו במחלקת הנהלת החשבונות שלכם, תהליכי העבודה יהיו קלים ומהירים יותר. עכשיו כשיש לכם קצת זמן פנוי אפשר לחלץ עצמות, ללכת למטבחון להכין קפה ולשאול את החברים ממשאבי אנוש אם יש להם תוכניות לסוף השבוע הקרוב.
