מפיצים את הבשורה – מהיום ניתן להדפיס צ’קים על נייר חלק מבלי להזדקק לשירותים של בתי דפוס או להחזיק בפנקסים באופן פיזי. עלויות הדפסת שוברי תשלום והמחאות לארגונים עשויות לגרור הוצאות תפעול גבוהות ולצידן הסיכון שבגניבה או זיוף הפנקסים שמאוחסנים במשרדי הנהלת החשבונות. החדשות הטובות הן שאת כל הסיכונים והעלויות הללו ניתן לחסוך באמצעות שימוש במערכת ChequePrint שבעזרתה ניתן להפיק צ’קים דרך מערכת טפסים אלקטרונית ולהדפיסם על נייר חלק. איך עושים זאת נכון? בשביל זה אנחנו כאן!
התייעלות תפעולית בעידן דיגיטלי
המעבר למערכות ממוחשבות בשנים האחרונות הקטין את היקף הניירת וצמצם טעויות שהיו נפוצות בעבודה עם מסמכים מודפסים. למרות שכיום תהליך כתיבת צ’קים הפך לדיגיטלי, עדיין בוחרים ארגונים רבים לעשות שימוש במאגר טפסים שהודפסו מראש בבתי דפוס חיצוניים. לארגונים ועסקים רבים, הפקת המחאות על ידי הנהלת חשבונות היא פעולה נפוצה שקורית באותה תדירות של פטפוט בפינת הקפה במשרד. בעוד ששיחות חולין לא גוזלות זמן תפעולי או כסף, הדפסת צ’קים דווקא כן.
כדי להבין טוב יותר מדוע הדפסת צ’קים יעילה היא כה חשובה, נדמיין חברת בנייה גדולה עם מספר חברות בת שכל אחת מהן אחראית על מספר פרויקטים בתחום. הנפקת ההמחאות עבור כל אחד מהספקים מביאה לכך שבכל זמן נתון ישנם עשרות אם לא מאות צ’קים שנדרשת הנהלת החשבונות להפיק. איך עושים את זה נכון? עוברים לשימוש בנייר חלק להדפסת צ’קים ושימוש במדפסת ייעודית וטיונר מגנטי.
ממסמך מודפס לטופס אלקטרוני שמקצר את זמני העבודה
הדרך המתקדמת כיום להדפסת צ’קים על נייר חלק היא מערכת ChequePrint, ממשק המתחבר למערכות איתם עובדים אנשי הנהלת החשבונות. מדובר בתוכנה אשר ממירה את הטפסים המודפסים ופנקסי הצ’קים למערכת ממוחשבת של טפסים אלקטרוניים.
כחלק מתהליך העבודה עם התוכנה אין צורך בהזנת ניירות המחאות שונים באופן ידני, הדפסת הצ’קים מבוצעת על גבי נייר חלק ואחיד. המדפסת הייעודית הפועלת עם המערכת מכילה טפסים אלקטרוניים ובהם כל מרכיבי המחאה: לוגו החברה, לוגו הבנק, פרטי הסניף והחשבון. כך ניתן להפיק המחאות שונות לחברות, בנקים וסניפים שונים מבלי להחליף נייר. שימוש נוסף למערכת הוא בהדפסת מסמכים נלווים להמחאות כחלק מפעולת ההדפסה של ההמחאה ובכך להפוך את תהליך העבודה לפשוט וחסכוני.
הימנעו מזיופים
המעבר לשימוש בנייר חלק להדפסת מסמכים פיננסיים אינו חוסך רק עלויות תפעוליות וזמן עבודה יקר, אלא מסייע גם למנוע זיוף צ’קים. הצומת המרכזי שבה עוברים הכספים בארגון היא מחלקת הנהלת החשבונות המחזיקה גם בפנקסי הצ’קים. גם אם אלו נעולים בכספת או ארון, עדיין לרוע המזל ניתן להשיג גישה אליהם ולזייף המחאות וכך לגנוב כסף רב מהארגון.
השימוש בנייר חלק ובמערכת ChequePrint, מאובטח באופן שמונע ככל האפשר זיופים אפשריים בידי גורמים שלישיים. המערכת מפיקה המחאות/שוברים על פי התקן הישראלי של מכון התקנים והנייר המאובטח המסופק עם המערכת תואם את התקן הישראלי. מעבר לכך, ישנם אלמנטים נוספים לשמירה על אבטחת מידע דוגמת ציפוי UV ייחודי והגנה מפני שיכפול במכונת צילום. בנוסף, הסטנדרט המחמיר שמציעה התוכנה לשמירה על נתוני החברה, מהווה חיסכון בעלויות אחסון מאובטח של ניירות המחאה, שינוע לעמדות קצה, רישום, מעקב ובקרה.
אחרי שהבנו איך לחסוך את העלויות של פנקסי הצ’קים הגיע הזמן לחשוב באיזה פעילות חברתית במשרד נשקיע את הכסף שחסכנו
