המדפסת האישית, פעם סמל סטטוס ממש כמו רכב חברה וטלפון סלולרי. סמל סטאטוס שהיה שווה להילחם עליו. בעקבות מחקרים שמצאו כי המדפסת המשרדית פולטת חלקיקים מזהמים העלולים לגרום לתחלואה, המשתמשים כבר מוכנים להפטר ממנה. סיפורה של מדפסת הלייזר האישית.
הבשורה למנהלים – הנה ההזדמנות לעבור למרכזי הדפסה חכמים ללא התנגדות של משתמשים, נהפוך הוא, הם יעריכו אתכם כמנהלים הדואגים לשלומם.
עד לא מכבר , מדפסת הלייזר נחשבה לסמל סטטוס בדיוק כמו רכב חברה. ככל שהמדפסת של העובד היתה משוכללת יותר, מהירה יותר וגדולה יותר, כך הוא "נחשב" יותר.
מנמ"רים ומנהלי רכש בארגונים מצאו עצמם ממש "נלחמים" עם העובדים, כשביקשו להתייעל ולהוציא את המדפסות האישיות מחדרי העובדים ולעבור לעבודה ב"מרכזי הדפסה" חכמים וחסכוניים. המנהלים נדרשו למצוא דרכים יצירתיות על מנת להשבית את המדפסות האישיות, חלקם בחרו לא לספק יותר טונרים/דיו למדפסות אלו והורידו את המקט"ים ברכש, אחרים פשוט הביאו חברת הובלה באישון לילה , ופינו את המדפסות האישיות מהחדרים, יש שמחכים לעבור לבניינים חדשים….. ויש כאלו שחיכו למאמר הזה….
מחקרים שנערכו בשנים האחרונות באוניברסיטת "קווינסלנד" באוסטרליה וכן על ידי הקרן הבינלאומית "ננו קונטרול" באירופה, מצאו כי מדפסות הלייזר המשרדיות פולטות חלקיקים זעירים מסוכנים העלולים לחדור אל הריאות ולגרום למגוון מחלות, החל בעיות נשימה וכלה במחלות לב וסרטן..
באחר הניסויים מצאו שבמשרד במרכז העיר שיעור זיהום האוויר היה גבוה פי 5 מזיהום האוויר ששרר בחוץ, למרות מערכות הטיהור הקיימות במשרד.
אז מי צריך מדפסת אישית בחדר?
מלבד העובדה שמדפסות אישיות בחדרים מסכנות את הבריאות, הן מהוות נטל עצום לאנשי ה-IT והתמיכה בארגון:
על מנת לתחזק צי של מדפסות נדרשים אנשי התמיכה לרוץ ולהתקין ולתחזק ערב רב של "דרייברים" ולהתעסק ב"לא מדפיס לי, ונחתך לי ..". הם נדרשים לרוץ השכם וערב להחליף טונרים ודיו ותופים שנגמרו, התייבשו או "נעלמו"….
מה שלא נעקב לא נספר
המדפסות האישיות בארגון הן "המקום" לבזבוז בדפים, טונר, הדפסות פרטיות וכו… האצבע קלה על העכבר, והדפים זורמים…. אף אחד לא סופר, אף אחד לא יודע.
יש לכם במסדרון "תיבת קסמים"
המכונה המשולבת במסדרון, זו שרחוקה מקני הנשימה של המשתמשים, ..נותנת הרבה יותר פונקציות למשתמש מאשר מדפסת הלייזר בחדר, היא מהירה הרבה יותר, מדפיסה בדו צדדי, היא גם סורקת ומצלמת ומפקססת.
המשתמשים נהגו לקטרג: "אני אפסיד זמן כשאקום לקחת את מסמכי" או "אני מדפיס דברים חסויים ואינני רוצה שאחרים יראו את הדפסותיי"
לאלו צריך להגיד, "אתה קם ממילא לצלם, לסרוק, לפקסס לשתות או להתפנות, את הזמן שלכאורה תפסיד בהליכה, תרוויח במהירות ההדפסה וחוץ מזה , זה מאד לא בריא לשבת כל היום בלי לקום!" ו… "אף אחד לא רואה את הדפסותיך שכן הן לא מופקות עד שאתה לא מזדהה עם כרטיס העובד האישי שלך"
ואז יגיעו ה"סופר מתחכמים " ויגידו שתמיד המזכירה שם , על יד המכונה ומצלמת בלי סוף ומה יקרה כשהמכונה תתקלקל?
וגם לאלו יש את התשובה המוחצת – "אפשר לשלוף הדפסה מכל מדפסת מסדרון אשר ברשת הארגון".
רוצים לתת להם עוד "סוכריה"? אפשרו להם להדפיס באמצעות תוכנת ה"סייפקום" מטלפון חכם או מחשב נייד. למשתמשים זו נוחות וניידות ולכם אין אפילו את הצורך לחברם לרשת הארגונית.
מנהלים – זו העת להשלים מהלך להתייעלות וחסכון במערך ההדפסה והפלט בארגונכם, מהלך שיבטיח לכם ולעובדיכם סביבת עבודה יעילה בריאה, מאובטחת וירוקה יותר.
צמצמו את צי המדפסות שלכם ועבדו עם "משולבות" מסדרון המנוהלות ומבוקרות על ידי "בקר פנימי" (פתרון סייפקום) המאפשר מחד שחרור הדפסות מאובטח ומאידך מעקב שליטה וחוקי הדפסה לחסכון בעלויות.
אתם יכולים לחסוך לארגונכם 40-50 אחוזים מעלויות ההדפסה והפלט בכך שתחסלו את ערמות הנייר במגשי היציאה של ה"משולבות " במסדרון, הגדירו זמן לביטול אוטומטי של עבודות הדפסה שלא נאספו והגדירו חוקי הדפסה חכמים לחסכון בנייר ובטונר לדוגמא, כל ההדפסות מהאינטרנט יודפסו תמיד באופן דו צדדי ובשחור. הרי אין סיבה שמשתמשים ידפיסו את טיולי סוף השבוע בצבע.
גם ה"פסיכולוגיה" חוסכת לכם המון
ספרו ודוורו למשתמשים כי בארגון הותקנה תוכנת "סייפקום" העוקבת מנטרת ומפיקה דוחות מדויקים לגבי השימושים שעשה כל משתמש בהדפסה, צילום, סריקה ופקס. מערכת ה"סייפקום" מדווחת מי הדפיס? כמה דפים? מתי? ומאיזו איזו אפליקציה? צבע/שחור ועוד…..
תוצאות החיסכון מסעיף "פסיכולוגי" זה, פנטסטיות, המשתמשים שגילו ש"אח הגדול" עוקב ויודע, מדפיסים הרבה פחות….
ויש עוד שנהנים ומפרגנים למהלך….
אנשי התמיכה והסיסטם מרוצים – חסל סדר ריצות עם טונרים והתקנות של דרייברים, עובדים עם דרייבר ג'נרי אחד.
אנשי אבטחת המידע מרוצים- אין יותר מסמכים הגלויים לעיני וליידי כל, על מגשי המדפסת שכן נדרשת הדהות אישית לפני הפקתן, והליך ההדפסה מוצפן לכל אורכו.
המון בריאות ויעילות.
אלון כהן- מנכ"ל אוטופונט APS
