איך להטמיע בקלות אוטומציה בהנהלת חשבונות

אוטומציה , RPA , בוטים, נשמע לרוב הארגונים כמו משהו מורכב, יקר ומסובך שכדאי לעשות בעתיד.
אבל היום בעזרת הזמינות של מערכות אוטומציה בענן , ניתן להטמיע מערכות אוטומציה בארגון בקלות ובתקציב נגיש לכל ארגון .
אנו באוטופונט השקנו מערכת אוטומציה חדשנית שנקראת AutoDok, בקולטת ומארכבת את רוב סוגי החשבניות ישירות למערכת ה ERP שלכם ללא מגע יד אדם.

אז איך בעצם עובדת מערכת AutoDok ומה הופך אותה לכל כך יעילה?

ראשית הייחודיות של מערכת AutoDok הוא בכך שהיא מתממשקת בקלות למערכת ה-ERP שלכם בין אם יש לכם חשבשבת או Priority ואז בעזרת סקירה מכל טלפון נייד ובעזרת תיבה ייעודית אותה מגדירים המערכת פשוט מזינה את החשבוניות אל תוך ה-ERP באופן אוטומטי.

כך עובד התהליך:
• שלב ראשון – הספק שולח חשבונית למייל הייעודי שהגדרתם לקבלת חשבוניות.
• שלב שני – המערכת מזהה שהתקבלה חשבונית חדשה, שולחת התראה לגורם שהוגדר, לרוב יהיו אלה מנהלי החשבונות.
• שלב שלישי – החשבונית נבדקת על ידי הגורם המאשר, וברגע שהחשבונית מאושרת על ידו, נשלחת התראה לגורם המאשר הבא בהתאם לסבב האישורים שהעסק הגדיר.
• שלב רביעי – עם סיום סבב האישורים, החשבונית מזינה את עצמה באופן אוטומטי אל תוך המערכת ומועברת לתשלום. החשבוניות נשארות במערכת שמשמשת גם כארכיון דיגיטלי שבו אפשר לחפש את החשבוניות לא רק לפי מספרן אלא גם לפי סוג\שם הפריט או השירות.

השלבים הללו זמינים במערכת גם במחשב וגם באפליקציה ייעודית, כדי שהתהליך יהיה כמה שיותר מהיר, כמה שיותר נגיש וכמה שיותר נוח.

מוזמנים לקרוא עוד על מערכת AutoDok ועל יתרונותיה הרבים או ללחוץ על כפתור הצור קשר שנמצא לשמאלכם