כל עובד ומנהל בארגון מכירים היטב את מכשירי ההדפסה המשמשים למגוון רחב של מטרות, החל מהדפסת פקסים ומסמכים פנימיים ועד להוצאת אישורי ספקים. מדובר במכונות הפועלות באופן תדיר כמעט לכל אורך שעות היום, ומהוות מרכיב מהותי בהתנהלות העסק.
בעשור השני של שנות האלפיים עדיין קיימים ארגונים המתבססים על מכשירי הדפסה אישיים שמפוזרים בין חדרי העובדים, אך המגמה הברורה היא לעבור אל מרכזי הדפסה מחלקתיים בזכות מגוון יתרונות בולטים. כמו כן, חשוב לדעת שכיום קיימים פתרונות טכנולוגיים המשפרים באופן ניכר את יעילות מרכזי ההדפסה.
יתרונותיהם של מרכזי הדפסה
אחד היתרונות הבולטים של מרכזי הדפסה הוא חיסכון בהוצאות השוטפות. זאת מאחר שמכשיר אחד ואמין המתאים לנפח עבודה גדול מחליף מספר מכשירים קטנים, אשר כל אחד מהם נוטה להתקלקל וזקוק לתחזוקה שוטפת. כמו כן, המכשיר המחלקתי דורש מהעובד לגשת אליו על מנת לאסוף את המסמך שהודפס, לכן נוטים העובדים להמעיט בשליחת עבודות הדפסה שאינן נחוצות, כפי שנהגו לעשות עם מכשיריהם האישיים. בנוסף, מכשירי הדפסה קטנים בדרך כלל אינם כוללים אופציות מתקדמות לחיסכון בנייר, אך אלו בהחלט קיימות במרכזים המחלקתיים כדוגמת הדפסה על שני צידי העמוד או דחיסה של כמה עמודים אל תוך דף בודד.
מעבר לכך, מרכזי ההדפסה של ימינו מבוססים על מכשירים משוכללים המקנים מגוון אפשרויות מעקב והרשאה על ידי טכנאי הארגון. לדוגמא, ניתן להקצות מספר דפים מסוים לכל משתמש, להגביל את אפשרויות השימוש בצבע, וכן להוציא את ההדפסה רק לאחר הקשת קוד.
פתרונות מתקדמים למרכזי הדפסה
שילובו של מרכז הדפסה בארגון הינו צעד משמעותי ויעיל, אך יש לבצעו בצורה נכונה על מנת ליהנות מיתרונותיו ולהימנע מבזבוז ומבעיות נוספות. למעשה, מרכז הדפסה שאינו משלב מערכת ניהול מתקדמת עדיין מותיר קשיים של שימוש בלתי מורשה, ביצוע הדפסות יקרות ומיותרות, חשיפה למסמכים מסווגים, הצטברות ניירת שלא נאספה, וקושי לשלוט בהוצאות ולעקוב אחריהן. לכן, חשוב לדעת שכיום קיימים פתרונות ניהול למרכזי הדפסה, כדוגמת אוטופונט המבוסס על רעיון של מדפסת אישית וירטואלית.
מדובר במערכת המאפשרת לעובדי הארגון לשלוח עבודות הדפסה רק לאחר שהזדהו במחשב באמצעות סיסמא אישית, ולאסוף את העבודה מהמכשיר רק לאחר קבלת הרשאה בעזרת קוד או כרטיס מגנטי. כמו כן, המערכת מקנה לאחראי טכנולוגיות המידע בארגון אפשרויות ניהול משופרות, כדוגמת הרשאות משתמשים ואופני שימוש, מעקב אחר הניצול האישי והמחלקתי של המכשיר, והפקת דוחות מדויקים. אלו מובילים לשליטה מיטבית וברורה בהוצאות ההדפסה של כלל הארגון. יתר על כן,
בשיטה זו יכול לנהל כל עובד רשימה של עבודות אישיות הממתינות להדפסה, אותן הוא יכול למשוך בכל זמן ומכל מכשיר המחובר לרשת, גם אם אינו מצוי במשרדי החברה הראשיים. כך נפתרת בעיית המסמכים שנותרו במכונה חשופים לעיניי אחרים, ונחסכות הדפסות מיותרות, בעוד המכשיר אינו עמוס בעבודות שנשלחו להדפסה והצטברו על המגש לאורך שעות העבודה.
